브리프(brief) – 간결한 소통의 기술

간결한 소통을 이야기하면서 ‘책이 너무 두껍다’라고 생각했는데, 아니나 다를까 책 서문에서 ‘두껍다라는 이야기를 많이 들었다’고 저자가 먼저 선수를 치더군요. ^^

요즘은 말이 길고, 내용이 길면 스압(스크롤압박)이라고 미리 표시를 해주는 것이 ‘센스~’인 시대입니다. 저자는 영어권 사람인 것 같은데, 그 곳에서도 글이 길면 TL(너무 김 Too Long) 또는 DR(읽지 않음 Didn’t Read)라는 짧은 답을 받게 된다고 하네요.

어릴적 교장선생님의 훈화처럼 여느 공식행사에서 의원 또는 ~장(長) 되는 사람들의 기나긴 자기자랑의 이야기에 참 지겨웠던 기억이 있으실 것입니다. 작년 소치올림픽 선수들의 귀국 후 해단식에서는 높으신 분들 말씀이 너무 많았서 정작 선수들 인터뷰는 거의 하지 못했다는 기사(https://m.nocutnews.co.kr/news/1191960)가 있을 정도로 ‘말 많이 오래 하는 것이 힘’으로 착각하는 시대일 수록 ‘짧고 핵심을 간결하게’해야 더욱 멋져보입니다.

하지만 ‘짧기만 하고 핵심이 없으면’ 오해를 만들고 소통을 실패하게 됩니다. 그래서 저자는 BRIEF 원칙을 제시합니다.

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BRIEF 순서에 맞추어 줄여보라고 하는데요. 아래처럼 기억하라고 합니다.

B – Background or Beginning = 배경 또는 서론
R – Reason or Relevance = 근거 또는 타당성
I – Information = 핵심정보
E – Ending = 결말 또는 결론
F – Follow-up = 추가 내용과 질문 또는 미래(Future)에 할 것들.

그럼, 이 순서에 맞춰서 저자의 주장을 요약하면…

 

B – 길게 말하면 – 화가 난다. 요점이 흩어진다. 기억 못한다.

흔히 ‘무조건 말을 적게 하는 것’이 간결함이라고 착각하기 쉬운데, 그러다가는 커뮤니케이션의 오해만 증폭된다. 이 BRIEF의 개념에 따라 고민(?)을 바탕으로 핵심을 짧고 강하게 전달하라.

 

R – 맥락에 따라 이해가 다르니, 어떤 관점인지를 보여라.

그러므로, 스토리텔링 형식을 빌려 기억할 수 있고, 보는 관점의 오해가 적게끔 하라. 그러면 다음에 이어질 정보나 주장에 대해 관심을 갖고 쉽게 받아들일 수 있다.

 

I – 알맹이 정보는 받아들이기 좋게 정리되어야 한다.

제목을 잘 뽑아라, 이메일은 한눈에 들어오게 하고, 문단은 충분히 나눠준다.
내용상 중요한 키워드는 굵은 글씨체로 표시해주고, 꼭 필요하지 않은 형용사나 부사는 모두 빼도 좋다.
중요한 정보나 주장은 3개 이내로 압축해서 번호를 붙여주면 더욱 좋다.

 

E – 결론은 간결 명쾌하게 표현하라.

결론은 간결해야 한다. 방안 A와 B를 모두 표시하고 사이에 선택하려는 결론을 껴 놓거나, 부정적인 것과 긍정적인 것 사이에 껴 놓거나해서 헷갈리게 하지말자.

 

F – 결론 다음의 실행과 더 궁금한 이야기.

상대방이 추가적으로 의문을 가질만한 것에 대해서 보완해도 좋고, 위 결론에 맞추어 이제부터 우리가 실행해야할 구체적 내용을 정리해서 제시하면 좋다.

 

실생활 연습문제

제목 : 학교에 지각해서 생기는 스트레스를 없애 행복한 가정을 만들자.

B – 요즘 종종 늦게 일어나다보니 아침식사를 거르고 학교에도 늦고 있다. 가족 모두 스트레스이므로 바꾸면 행복해질 수 있다.
R – 아침의 스트레스가 종일 이어지면, 학업과 건강에도 좋지 않으므로 바로 새학기 부터 바꾸는 것이 좋겠다.
I – 일찍 일어나는 방법은 (1) 알람맞추기, (2) 일찍자기, (3) 엄마보고 깨워달라고 하기가 있고, 아침식사의 방법은 간단하게 (1) 토스트와 계란프라이 또는 (2) 우유와 시리얼 먹기가 간단하다.
E – 일단 시작이니까 간단한 ‘알람’과 ‘시리얼먹기’의 방법을 선택하자.
F – 우리 딸은 핸드폰 알람을 아침 7시에 매일 맞추면 된다. 아들은 시리얼 & 우유를 집에 오는 길에 매일 사 놓는다.

 

회사에서 적용할때 포인트

책을 읽고 정리를 하기는 했는데, 대단한 논설이라면 모를까, 일상 업무나 생활에서는 ‘BRIEF’로 정리해도 간결해 보이지는 않는 듯 합니다. 매번 BRIEF로 정리하는 것도 사실 불가능하다고 보구요…

제 생각에는, 비슷한 경험을 하는 같은 동료간 소통이라면, (B)배경과 (R)이유/문제 또는 (I)정보 까지는 생략하고, 바로 (E)결론을 이야기 한 다음에, 곧 (F)미래에 할일/고려사항에 대해서 이야기하는 것이 좋다고 생각합니다.
물론 배경 경험/지식/정보에서 차이가 있는 다른 팀과의 소통이라면, (B)배경, (R)이유/문제, (I)정보에 대해서 충분히 공유해야 소통이 쉬워지겠지요.

 

잠깐 TIP 

TIP 1 : 저자가 말하는 효과적 회의 방법

– 대부분 회의 주제를 사전에 공유해도, 아무래도 다들 바쁜척 하느라…회의에 아무 준비없이 참석하게 되고, 결국 회의시간을 횡성수설, 삼천포로 빠져버린다.
– 회의 시작 후 첫 5분 동안은 개인이 생각을 정리하고 핵심을 뽑는 등, 회의준비를 각자 하게끔 하자. 

 

TIP 2 : 길고 긴 일방적 이야기를 단축시키는 법

– 적극적으로 듣는 신호를 보낸다.  (상대방이 열심히 못알아듣는다고 생각해서 말이 길어지는 것을 예방한다.)
– 그러나 너무 적극적으로 들어주면 좋아하는 줄 알고 너무 자세한 부분까지 말이 길어지므로, 불필요한 주제와 세부내용으로 확대될 것 같으면 결론/하려는것이 무엇인지 질문해서 마무리를 유도한다. (회의 사회자의 역할이기도 하다)
– (기타) 그래도 안되면 볼펜 떨어뜨리기, 시간확인하기, 무관심한 척 하기, 마지막 말 못들었다고 다시 물어보기 등으로 흐름을 끊어서, 다른 사람 또는 자신이 이야기할 틈새를 만들고 대화를 정리한다.

끝.